משפט סיני עתיק אומר: "סוד ההליכה על המים טמון בידיעה היכן מונחות האבנים…" משפט חכם, אין ספק.
ומה הוא מלמד אותנו? שהתקדמותו של עסק תלויה ב"אבנים שלו" – אבני הדרך של התכנון הנכון – שיובילו את העסק בבטחה לגדה השנייה. דהיינו – לעמוד במטרות וביעדים שקבע לעצמו.
וכשמדברים על הצלחה ואבני דרך – מדברים על תכנון של תוכנית עבודה שנתית.
אז, מהי תוכנית עבודה שנתית ומהי חשיבותה לעסק
תוכנית עבודה שנתית היא אחת הכלים החשובים ביותר בבניית אסטרטגיה שיווקית לעסק.
כלומר: תיכנון הצעדים קדימה ב- 12 החודשים הבאים על העסק לטובה.
תכנית העבודה השנתית עוזרת לעסק לנוע בכיוון המבוקש, להגדיר את מטרותיו וצרכיו מחדש כל שנה וליצור סדר עדיפויות בפעילויותיו.
התוכנית השנתית היא תכנית אב הכוללת בתוכה תוכניות משנה לכל מחלקה בעסק: שיווק, מכירות, תפעול, ייצור, ניהול תזרים מזומנים כספים ועוד.
מכיוון שהמציאות הכללית והכלכלית שמסביב הינה דינמית ופעמים רבות בלתי צפויה, אני ממליצה לתכנן באופן יותר מפורט את החצי השנה הראשונה ואת ששת החודשים הבאים לתכנן בראייה כוללת יותר, עם השארת האופציה לשינויים.
כל מסע ארוך – מתחיל בצעד קטן אחד
יש להבין לעומק את המצב הקיים בעסק, באיזו נקודה העסק נמצא מבחינת החזון המנחה אותו, האם מטרותיו השתנו או לא ומה גובה הכנסותיו והוצאותיו. לחשוב בגדול זה מצוין, אבל צריך להסתמך על יעדים ריאליים ולחשב תחזיות עסקיות שניתן להשיגן.
זהו בעצם חקר של הצלחות וכישלונות. הסתכלות קדימה, תוך כדי הפניית המבט גם אחורה להפקת לקחים. מה ניתן לשפר ולעשות אחרת על בסיס העבר, מה רצוי להמשיך באותה המתכונת ומה צריך עוד לדייק.
אז בואו ונעשה תחקיר לעסק לפי הפרמטרים הבאים:
- מאגר הלקוחות הקיים
- התקציב ומבנה האשראי
מוצרים הנמכרים בעסק ליד כל מוצר נכתוב את מחירו למול עלות היצור שלו וכמה יחידות נמכרו ממנו בשנה החולפת. כך נוכל לקבל תמונה ברורה של המוצרים הנמכרים והרווחיים ביותר בעסק וגם לתת דגש על תמחור מוצרים נכון.
לקוחות לעשות רשימה של כל הלקוחות שרכשו בעסק השנה לפי סיווג של תדירות קניה, לקוחות מזדמנים ולקוחות חוזרים, לקוחות גדולים, בינוניים או קטנים. ניתן גם לסווגם לפי לקוחות עסקיים, מוסדיים, פרטיים ועוד. בדר זו ניתן לראות במדויק אלו לקוחות הינם הרווחיים ביותר לעסק.
ניצול הזמן בעסק תחקיר על ניהול הזמן שלנו. כידוע לכם, יש הרבה "גנבי זמן" התופסים את תשומת לבנו ומרחיקים אותנו מניצול זמן יעיל אז באמצעות ניהול משימות בעסק בצורה מבוקרת.
לא סתם קוראים להם "גנבי הזמן" – הזמן עצמו הינו חמקמק ותמיד משאב שחסר ממנו…
בתחקיר ניתן לחלק את סוגי הפעילויות לקטגוריות שונות, כגון: שיווק, מכירות, הפצה, הנהלת חשבונות, גביה, פרסום, לוגיסטיקה וכדומה.
מתחקיר שכזה ניתן להסיק מסקנות רבות על דרך ניהול הזמן בעסק, על חלוקת התפקידים בצורה שתמקסם את ניצול הזמן עבור כל בעל מקצוע בעסק. האצלת הסמכויות לעובדי העסק יכולה להוריד עבודה מבעל תפקיד מסוים והעברתו לאחר – דבר ש"קונה זמן" יקר אצל הראשון.
אוקי, כבר התקדמנו!
ועכשיו לצעד השני – הסקת מסקנות והצבת מטרות:
יכול להיות, שאותו תחקיר שתערכו, יספק לכם הפתעות שלא ציפיתם להם… אולי תגלו שהמוצר שהכי נמכר אצלכם – הוא המוצר הכי פחות רווחי בעסק או שתגלו שהזמן שלוקח לייצר את מוצר הדגל של העסק הינו ארוך מדי ולא רווחי ולכן כדאי לחשוב על הוצאת היצור שלו למקור חוץ.
יכול להיות שתגלו שיש לשנות את תקציב הפרסום שלכם ולהדגיש מוצרים מסוימים יותר מבעבר או בכלל לחשוב להכניס לפרסום מסיבי מוצרים חדשים. לא חשוב אם תגלו הפתעה נעימה או לא – מה שבטוח שהגילוי יעזור לכם מאד להכיר טוב יותר את העסק שלכם.
ועכשיו אנחנו ממש מתקדמים – הגענו לצעד השלישי – תכנון פעולות אופרטיביות:
- לאחר שזיהינו בעיה – צריך לתכנן את הטיפול בה.
- לקבוע מי יטפל בבעיה והפעולות בהן הוא צריך לנקוט
- להגדיר לוח זמנים ברור ותאריך סיום הטיפול במשימה
- כמה יעלה, האם נחסוך מכך וכמה
- לפנות לגיוס כוח אדם חדש/נוסף שיטפל בבעיה
- לדאוג למימון כספי לטובת הגברת יצור/ כניסה לתחום חדש.
- ביצוע בקרה על יישום התוכנית כדי לוודא שהיא אכן מיושמת ומניבה את התוצאות הרצויות.
צריכים עזרה בתכנון תוכנית עבודה שנתית
כפי שכבר הספקתם להבין, תכנון תוכנית עבודה שנתית היא מטלה מורכבת ולא פשוטה, שיש להסתכל על יעדיה ומטרותיה מכיוונים שונים ולכלול בה תחומים מכל רבדי העסק.
בשביל זה בדיוק אני כאן לשרותכם – להביא את המקצועיות שלי ואת הכלים האפקטיביים ביותר כדי להבטיח שהעסק שלכם יצמח כראוי. הידע שאני מביאה איתי יכול להיות זה המבדיל בין עסק משגשג ומרוויח לבין עסק שמפסיד שנה אחר שנה.
לפני שמתחילים בתכנון השנתי, יש צורך בתכנון חודשי
לטובת הלקוחות הנוכחיים והעתידיים פיתחתי ערכת תכנון חודשית, שתאפשר להם לתכנן מראש מתי הזמן שלהם לעבוד, מתי לשווק, מתי להיות עם הילדים והמשפחה ואיך להפעיל את כל המערכת הזו בהרמוניה.
אני מזמינה אתכם להוריד את ערכת התכנון החודשית, שתעניק לכם סדר בראש ובעסק, ותאפשר לכם להיות הרבה יותר רגועים ובטוחים בעשיה אתם מוזמנים ליצור איתי קשר כעת!
