בין אם אתם מקימים עסק חדש או מנהלים עסק מבוסס, ניהול פרויקטים הוא תמיד עניין מורכב.
כל עסק, בכל סדר גודל, מתמודד באופן יומיומי עם פרויקטים מסוגים שונים, והאתגר העומד בפני בעל העסק הוא לאתר את שיטת ניהול הפרויקטים המתאימה ביותר עבורו, שתעשה לו סדר בעניינים ותאפשר לו לנהל כל פרויקט ביעילות ובכיף.
חלק מבעלי העסקים שאני מלווה נעזרים בטבלאות אקסל, חלק בתוכנה לניהול פרויקטים וחלק בשיטות שונות ומתקדמות.
בכתבה הנוכחית נסביר מדוע מורכב לנהל פרויקט חדש, ומה הם הכלים בהם תוכלו להשתמש כדי לבצע זאת ביעילות.
בשנים בהם עבדתי בחברה להפקת ימי הולדת קונספט למדתי לא מעט על ניהול פרויקטים.
היה עליי להוציא לפועל פרויקט שלם – לבחור יחד עם בעל השמחה את הקונספט המועדף (לדוגמא: יום הולדת דינוזאורים,
נסיכות או חד קרן 🙂)
ולאחר מכן להרכיב את "הפאזל" עם כלל המרכיבים שאחראים על יצירת הקונספט הייחודי של המסיבה:
לארגן מפעילים, אביזרים, לדאוג לקישוט המקום, להזמנות עבור האירוע, וכמובן, הכי חשוב, לתאם בין כל הספקים כדי שהכל יעבוד בצורה מסונכרנת ומתואמת.
במהלך השנים, נחשפתי לשיטות מתקדמות לניהול פרויקטים, בהן תוכנות שונות שאני מאמינה שכל בעל עסק ממוצע נחשף אליהם בשלב זה או אחר,
אך למרות הכל אני עדיין מאמינה שתכנון הוא הבסיס לכל פרויקט מצליח. כלומר, על ידי חשיבה נכונה ותכנון מקדים, נוכל למזער משמעותית את הסיכונים בפרויקט ונגיע לתוצרים הטובים ביותר בעלות נמוכה.
למה בעצם, כ"כ מסובך לנהל פרויקט
אין דבר יותר מאתגר מניהול פרויקט בעסק. בניגוד לעבודה סוליסטית, שאיש המקצוע הוא שעושה אותה בעצמו, פרויקט זקוק לתזמון ולעבודה משותפת.
הסנכרון והתזמון תלויים במידה רבה בצוות שמקים את הפרויקט אך גם בכלים בהם נעזר מנהל הפרויקט.
הפרויקט כולל שיתוף פעולה של כמה גורמים, ולעיתים גם של מספר מחלקות בעסק. מאחר ולכל אחד מהצדדים ההתמחות הייחודית לו, לא ניתן לדרוש מהם "להגדיל ראש" ולבצע את כל עבודת הקישוריות, שכוללת את כל מה שנופל בין תחומי האחריות של הגורמים המעורבים בפרויקט.
למשל, נניח שאני מנהלת של חברה לבניית אתרים, והתבקשתי לבנות ולעצב עבור הלקוח שלי אתר חנות מלא בתוכן שיווקי.
סביר להניח כי נקודות הכשל שיתגלו בפרויקט שכזה, לא יתרחשו בשל פעילותו המקצועית של בונה האתרים או המעצב, אלא בקווי התפר, כלומר במקומות בהן אמורה להתאחד העבודה לכלל פרויקט אחד שלם.
במאמר מוסגר, חשוב לציין שהמונח "פרויקט" עשוי להטעות מעט, שכן רוב האנשים חושבים שכאשר אנו מנהלים פרויקט, מדובר בעיקר בפרויקטי ענק המתנהלים בגופים עתירי ממון, אך זה ממש לא כך.
גם "קמפיין רגיל" בפייסבוק, גוגל או לינקדאין הוא פרויקט שאמור להיות מנוהל נכון, תוך מודעות לעלויות ולרווחים שהגיעו בעקבותיו.
איך יוצרים תאימות בין כלל אנשי הצוות? הסוד הוא בתכנון
היסוד העיקרי שכל מנהל פרויקטים יסכים עליו, הוא שרצוי לתכנן את הפרויקט לפני שהוא קורם עור וגידים.
על התכנון להיות מדויק, שיטתי ומונחה עבודת צוות.
למעשה, השלב הראשון בתכנון הפרויקט הוא להבין כיצד הוא הולך לקדם את יעדי העסק.
אלו אבני הדרך שיש לקחת בחשבון בשלב התכנון:
מטרות ויעדים– מה הן המטרות של הפרויקט? (זו יכולה להיות עליה במכירות, חשיפה לקהל רחב יותר, החדרת מוצר חדש לשוק וכן הלאה).
חשוב להגדיר את המטרות והיעדים כולל תמחור מוצרים מדויק, שכן ההגדרה המתבצעת מראש תסייע לנו להיות ממוקדים יותר לאורך כל שלבי הפרויקט.
תכנון תקציב– השלב הבא הוא לתכנן תקציב מתאים לפרויקט באמצעות אסטרטגיה שיווקית, שמצד אחד יהיה תואם לתקציב בעל העסק ומצד שני שבאמצעותו ניתן יהיה ליישם את הפרויקט מתחילה ועד סוף.
והנה דוגמא ממש טריה: שני, בעלת סוכנות בוטיק לשיווק דיגיטלי, ביקשה להוציא לפועל קמפיין שיווקי בפייסבוק שכלל מספר מודעות רגילות ומודעות וידאו. הנחיתי אותה בשלבי ניהול הפרויקט, וקבענו תקציב עבור מערכת הפרסום (תשלום שאותו שני שילמה מדי יום לפייסבוק) ותשלום נוסף עבור העמדת הקמפיין וניהול שוטף לאורך חודשיים, אותו שילמה למקדם הפייסבוק שלה.
ביקשתי משני לשים בצד עוד 400 ₪, למקרה שיהיה צורך להאריך את הפרויקט או שהמקדם ידרוש תשלום נוסף.
האנשים השותפים לביצוע הפרויקט – פרמטר נוסף שיש לקחת בחשבון בניהול פרויקטים הוא כמה אנשים נדרשים על מנת לבצע את הפרויקט.
אם נחזור לדוגמא שהזכרנו בהתחלה – בבניית אתר חנות נדרש שיתוף פעולה של 5 אנשי מקצוע: בונה האתרים, המעצבת, כותב התוכן, מזין התוכן ומנהל הפרויקט.
בשלב זה תוגדר חלוקת התפקידים, כלומר מי עושה ומה ומתי שיוגדרו באמצעות המנהל שעובד בשיטות ניהול שלו.
לוחות הזמנים– השלב האחרון הוא להגדיר מה הם לוחות הזמנים המשוערים לביצוע כל אחד משלבי הפרויקט.
למשל, באיזה שלב אמורים לסיים את דפי התוכן העיקריים באתר? באיזה שלב מעצבים? מתי כותבים את התוכן ומתי מזינים? מתי תוגש סקיצה סופית ללקוח?
בשלב זה, עליכם לקחת בחשבון שיבושים שעשויים להגרם בדרך.
למשל, מה יקרה אם לפתע מעצב האתר יחלה? אם מזין התוכן ידרוש תשלום נוסף עקב כמה מוצרים שהלקוח הוסיף בחנות? במקרה כזה, יהיה עליכם להחליף את איש המקצוע או להוסיף תקציב. מקרים נוספים וכלל לא נדירים עשויים להיות קיצוץ תקציב, שינוי בדרישות הלקוח או אפילו אם מנהל הפרויקט עצמו לא יכל להגיע לעבודה מספר ימים.
מה אני חושבת על מערכת לניהול פרויקטים
כיוון שניהול פרויקטים הוא נושא מורכב וסבוך, נדרשת יכולת לתקשר עם שלל גורמים רלוונטיים, ולדאוג שכל אחד מהם יבצע את עבודתו על הצד הטוב ביותר וגם נדרשת יכולת תמרון שלוקחת בחשבון כל מיני תרחישים לא צפויים, אני ממליצה להעזר במערכת מסודרת לניהול פרויקטים.
מערכת לניהול פרויקטים, דוגמת ASANA או TRELLO, תאפשר לכם גמישות, הן בהתנהלות הפנימית של הפרויקטים, והן במבט-על
על הפרויקט, למשל: כמה הפרויקט הכניס, אלו הוצאות נדרשו והאם הפרויקט ברווח או בהפסד.
במערכות שציינתי, תוכלו לנהל פרויקטים לפי עובדים בעסק עם ניהול עובדים, ולשייך את המשימות לעובדים, וכך לקבל שקיפות מלאה בנוגע למי עושה מה.
בנוסף, המערכות המתקדמות כוללות עוד כמה כלים חשובים, שיסייעו לכם בניהול פרויקט על הצד הטוב ביותר:
- יצירת משימות, שלבי עבודה ויעדים
- חלוקת תקציב חכמה
- מעקב צמוד אחר התקדמות המעורבים בפרויקט
- אפשרות לשליחת הודעות בין המעורבים בפרויקט (כמו בצילום המסך דלעיל)
- ניהול המשימות תחת הפרויקט
- שמירה של כל קבצי הפרויקט במקום אחד
ניהול פרויקטים יעיל – מא' ועד ת'
נעים להכיר, שמי טל שלמון – צעידי, יועצת עסקית, מאמנת אישית ומאסטר NLP.
אני גאה לקחת חלק בתהליכי צמיחה והתפתחות של עסקים קטנים עד גדולים, לייעץ וללוות בעלי עסקים בצעדיהם הראשונים בפתיחת העסק ובדרכם למימוש והגשמה עצמית ועסקית.
אשמח לסייע לכם בהכוונה בניהול פרויקטים בעסק, החל מתכנון אבני הדרך של הפרויקט, דרך לוחות הזמנים, בחירת אנשי המקצוע המתאימים ביותר ועד מציאת מערכת מקצועית לניהול הפרויקט שתסייע לכם לחבר את כל השלבים יחד.
אני מזמינה אתכם ליצור עמי קשר לליווי אישי, הכוונה ומתן כלים פרקטיים לניהול העסק.
