כל בית עסק צריך איזושהי תכנית עבודה מסודרת. תכנית העבודה הראשונית תהיה תמיד התוכנית העסקית אך לטווח הארוך היא לא תמיד מספיקה, משום שהכל יכול להשתנות בדרך לטוב ולרע. השוק לפתע יכול להשתנות, הביקוש יכול לעלות או לרדת, יכולה להיות תקופת קיפאון מסוימת כמו בשנת 2020 ועוד מגוון סיבות לחישוב המסלול מחדש או פשוט לשמור על הקיים ולהיות עם היד על הדופק. תחזית עסקית נועדה לתקופות קצרות יותר, בדרך כלל מדובר ברבעון או שנת מס, תלוי בגודל החברה והגדרתה. חברה פרטית יכולה להציג תחזית עסקית בכל שנה בעוד חברה ציבורית, המחוייבת בדיווח ושיקוף נתוניה לציבור, מציגה תחזית עסקית בתום כל רבעון.
מטרת הצגתה של תחזית עסקית
כאשר מדובר בבית עסק ובכספים המתגלגלים דרכו, חייבים לעצור מדי פעם ולעשות סדר בניהול העסק. הסדר הזה חשוב והכרחי על מנת להבין היכן החברה עומדת כיום מבחינה פיננסית והיכן תעמוד בעוד תקופה מסוימת לאור הנתונים הנוכחיים ולאור נתונים עתידיים שידוע כי ייכנסו למשוואה. אין פירוש הדבר שזוהי נבואה שבהכרח תגשים את עצמה, אלא מיפוי של ההכנסות וההוצאות למען קבלת התמונה המלאה. מעבר לכך, אם בית העסק שוקל לגייס עוד משאבים כלכליים, תחזית עסקית תסייע לו לגשת לגופים הפיננסיים ו/או למשקיעים הפוטנציאליים ולהציג להם את רמות הרווח הצפוי עם תזרים מזומנים לעומת הרווח הנוכחי ומה רמת הסיכון הכלכלי שהם נוטלים על עצמם אם אכן ישקיעו בעסק, בעקבות נתוני התחזית.
לא פעם אנו שומעים על מניות של חברות ענק שמתרסקות בשוויין בשל הצגת תחזיות שליליות או פחות משביעות רצון לעומת המצב הנוכחי וזה חלק מחובת השקיפות לציבור שחלה על חברות ציבוריות הנסחרות בבורסה.
במגזר הפרטי תחזית עסקית מסייעת גם להבין מעת לעת איזו רמת הכנסה עתידית אכן תמצב את בית העסק במקום בו הוא באמת מייצר רווחים ולא רק מחזיר השקעה ולכן חשוב מאוד לערוך תחזית כזאת בעיקר בשנים הראשונות לקיומו, אך לא רק.
קביעת יעדים
הצגתה של תחזית עסקית לטווח הקצר מסייעת לקביעת מטרות לאורך התקופה הבאה תוך כדי מיפוי המטרות על בסיסי חודשי, רבעוני, חצי שנתי וכו' ובכך לתת איזושהי אינדיקציה האם העסק אכן עומד במטרותיו ומה דרוש לו על מנת להגיע ליעדים אלה בכל תקופה. האם יש צורך בשינוי אסטרטגיה, שינוי במצבת כוח האדם, הוספה או הסרה של משאבים וכו'. קביעת היעדים עשויה גם להיות מחולקת בין עובדי בית העסק ולא להישאר רק ברמת המקרו.
ניסיון עבר
תחזית עסקית נשענת לא מעט על ניסיון עבר וניתוח תקופות אחורנית עם אסטרטגיה שיווקית, במידת האפשר על מנת לאפשר את הראייה קדימה. כלומר, אם יש עסק מסוים שהוא עסק עונתי, מן הסתם התחזית העסקית שלו לרבעון שלא כולל את העונה החמה שלו תהיה נמוכה ברווחים או אפילו תוגדר כהפסד. לעומת זאת, התחזית לתקופה המכילה את העונה החמה שלו כבית עסק תהיה חיובית ורווחית עד מאוד.
מעבר לכך, ישנם עסקים המכינים צעדיהם מראש ונערכים ע"י פתיחה או סגירה של סניפים לצורך התייעלות כלכלית וזה צריך לבוא לידי ביטוי בתחזית העסקית גם כן.
הוצאות בית העסק כחלק מבניית תחזית עסקית
כאשר מתייחסים לתחזית הוצאות בית העסק חייבים להבין שישנן הוצאות קבועות, הוצאות הקמה והוצאות משתנות לכן אתם חייבים ליווי עסקי.
הוצאות קבועות – עלויות שכ"ד, אחזקת מבנים, מסי עירייה, חשמל, מים וכו'. אותם ניתן לחזות בגדול ע"פ ניסיון עבר ומתוך נקודת הנחה שעלויות אלה אינן משתנות באופן דרסטי, אלא אם ישנה התרחבות של בית העסק או הצטמצמות צפויה.
הוצאות הקמה – כל ההוצאות הראשוניות שנדרשו על מנת להקים את בית העסק. מדובר בעיקר בהוצאות שיש להתחשב בהן אם צפויה התרחבות של העסק בתקופה הקרובה והקמה של סניפים חדשים.
הוצאות משתנות – הוצאות הקשורות באופן ישיר לשיטות ניהול העסק. הוצאות כגון מיסוי, ביטוח לאומי וכו' שהינן נגזרת ישירה של רמת ההכנסה בעסק.
ייתכנו כמובן גם הוצאות נוספו כגון הלוואות והוצאות מימוניות וגם אותן יש לקחת בחשבון כאשר בונים תחזית עסקית.
