כתיבת ספר נהלים

כתיבת ספר נהלים

נהלים כתובים הינם חלק הכרחי בכל ארגון, קטן כגדול. כתיבת ספר נהלים הכרחית על מנת להבטיח את יעילותו של תפקוד הארגון לאורך טווח. הוא זה שמגדיר את כל אבני הדרך של הארגון ואת כל הבסיס להתקיימותו מבחינת תהליכים. הכוונה היא לתיעוד כל פרט חשוב המתווה את הדרך לכלל מטרות הארגון. הווה אומר: הגדרת התהליכים מאף ועד תו בהתאם לאופיו של הארגון (יצרני, נותן שירות וכו'), הגדרת קודי התנהלות בתוככי הארגון, הגדרת אבטחת המידע בארגון, הגדרת התפקידים בארגון והמבנה ההיררכי בו, הגדרת טיפול במקרי חירום, מה נדרש מכל עובד על מנת לבצע את תפקידו וכו'. ספר הנהלים חייב להיכתב באופן מקצועי על מנת לנסח אותו באופן ברור הן לעובדים קיימים והן עבור עובדים חדשים ומבקרים שמגיעים לפקח על פעילותו של הארגון לאורך הזמן.

האם כתיבת ספר נהלים הכרחית?

מבחינת החוק התשובה היא לא, ברוב המקרים לפחות. אך מבחינת פעילות הארגון התשובה היא כן. כתיבת ספר נהלים היא ה"תורה" שלפיה הארגון מתנהל לאורך הדרך ובדיוק כשם שספר תורה הוא ספר חוקים והכוונות, כך גם ספר נהלים בארגון, אם כי ללא ייחוס תיאולוגי. 

כתיבת ספר נהלים משפיעה על דרך התנהלותו של הארגון מרגע היווסדו ועל אופן התנהלות עובדיו ומנהליו. באופן זה, העבודה מתבצעת בצורה מסודרת ומובנית מראש, כך שכל אדם בארגון יודע מה מקומו בו, מה תפקידו בכוח, היכן הוא מוצב ביחס להיררכיה הכללית בארגון ומהם הכלים העומדם לרשותו על מנת לבצע את תפקידו. ע"י הגדרות מדויקות אלה, נוצרת עבודה בסביבה רגועה משום שכשהכל ברור ומובנה, הסיבות לתסכול ומריבות על בסיס ערעור סמכותיות וביצוע משימות הולכות ומצטמצמות.

יתרה מזאת, כאשר מתרחש מצב חירום בו הארגון צריך לעבור לעבודה במכונת שונה, או כאשר מתרחש אירוע המצריך התייחסות מיוחדת בארגון, יש צורך להיערך אליו מראש, לתרגל אותו ולדעת מה הנהלים הברורים בהקשר של כל אירוע שכזה או כל מצב חירום באשר הוא. כתיבת ספר נהלים מעגנת גם את הנקודות הללו ומפחיתה את המתח שעלול להיווצר בכל מצב שכזה, משום שכשיש כללים ברורים, אין סיבה ממשית להילחץ. 

סיבה נוספת וחשובה לא פחות – כתיבת ספר נהלים חייבת להכליל גם את נושא אבטחת המידע בארגון, בעיקר כאשר מדובר בארגון גדול ו/או רגיש במידע. נהלים אלו יהיו מאוד ברורים ומעוגנים בסנקציות על אי עמידה בהם על מנת לשמור על בטחונו של הארגון ושל כל המידע העובר דרכו, לרבות אודות לקוחות ומוצרים.

ומה אם אין ספר נהלים?

בחברות קטנות אולי אפשר להתנהל לתקופה מסוימת ללא כתיבת ספר נהלים, אך ברוב המקרים ובעיקר בארגונים גדולים, ללא כתיבת ספר נהלים לא יהיה ברור מה כל אדם בארגון עושה, למי הוא כפוף, מי כפוך לו, מהם תהליכי העבודה ההכרחיים לקיומו של הארגון, מה קורה לגבי מקרי חירום ומה עושים עם המידע שעובר בארגון על מנת לשמור עליו בין כותלי הארגון. נשמע מסובך? זה לא רק נשמע כך, אלא שהתנהלות ללא כתיבת ספר נהלים תשבית את הארגון לטווח הארוך ותמנע ממנו מלעמוד בתקנים המחמירים של מכון התקנים. ארגון שמתנהל בכאוס סופו להינזק קשות.

מאמרים נוספים בנושאי סדר וניהול בעסק

שיתוף ב facebook
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
טל שלמון - צעידי
טל שלמון - צעידי

היי, שמי טל שלמון-צעידי יועצת עסקית ואני כאן כדי לענות על כל שאלה. אני מזמינה אתכם ליצור איתי קשר עוד היום ויחד ניקח את העסק למקום של צמיחה..!

צרו קשר כעת
מעוניינים בשיחת ייעוץ ראשונית? השאירו פרטים!
מה חדש אצלי באתר?
Call Now Button
בואו נעבור לווטאספ
1
זקוקים לייעוץ?
היי, נעים מאוד שמי טל שלמון-צעידי ואני כאן לענות לך על כל שאלה.
במה אוכל לעזור?