בעלי עסקים רבים מכירים את התרחיש שבו העסק פועל כבר כמה שנים, יש לו את קהל הלקוחות שלו בין אם קבוע או משתנה, יש לו את המוצרים או השירותים שהוא מספק והכל זורם …עד שזה כבר פחות זורם. כלומר, בנקודה מסוימת משהו מעכב את העסק מלהתפתח ולהתקדם ואף מחזיר אותו לאחור לתקופות פחות משגשגות.
או אז, נדרשת חישוב מסלול מחדש וגיוס חשיבה מעט שונה אשר תוביל למהלכים שיגרמו להתייעלות עסקית לטווח הארוך.
עובדה זאת נכונה הן בעבור בתי עסק קטנים והן עבור בתי עסק בינוניים ומעלה, לרבות חברות ציבוריות הנדרשות לפרסם תחזיות רווח והפסד ולעמוד בהן בתום כל תקופה.
באילו רמות ניתן לבצע התייעלות עסקית?
התייעלות עסקית מתקשרת לרמות שונות בעסק כגון:
- רמה כלכלית
- רמת תהליכי העבודה
- רמת הדרג הגבוה
- רמת התפוקה והמכירות בפועל
- רמת השירות
ייתכן שתהליך התייעלות עסקית יבוא לידי ביטוי רק בחלק מן הרמות שצוינו לעיל, אך בחלק גדול מן המקרים רמות אלו קשורות זו בזו ואין להזניח אף אחת מהן על מנת לקבל ת התוצאה המקסימלית מבחינת תהליך ההתייעלות העסקית.
התייעלות עסקית כלכלית
כאשר מבצעים התייעלות כלכלית יש לבקר את כלל ההוצאות בעסק. כלומר: מיפוי החלקים בעסק אשר גוזלים יותר משאבים ובחינת כדאיות ההוצאה הרלוונטית, בין אם זה פרסום, משאבי אנוש, מחשוב, מבנה ומיקום ועוד.
בנוסף לכך, חייבים לבדוק היכן קיים יותר בזבוז של זמן (ששווה כסף כאמור) והיכן ניתן לשפר את העניין ובאילו אמצעים. כל דקה שנחסכת לטובת ייעול תהליך העבודה בפועל תורמת לתזרים המזומנים השוטף בסופו של דבר. כלומר, יש לזהות אילו תהליכים פחות יעילים מבחינת השקעת הזמן והכסף ולמפות אותם לקראת התייעלות.
התייעלות עסקית ברמת תהליכים העבודה
בהמשך לסעיף הקודם, אם מזהים תהליכי עבודה הגוזלים זמן וכסף, יש לשפר אותם בין אם ע"י חידוד נהלים וצמצום שלבים פחות יעילים מבלי לפגום בתהליכי העבודה אלא להיפך ובין אם להפוך כמה שיותר תחנות בתהליכי העבודה לאוטומטיים ופחות תלויי כוח אדם. אוטומציה כשלעצמה אמנם דורשת הסתגלות מסוימת אך בהחלט משתלמת לטווח הארוך בכל הקשור להתייעלות תהליכי העבודה.
בנוסף לכך, יש להיערך מבחינת הגדרת תהליכי העבודה מחדש, לאור השינויים. ההחלטה היכן לקצץ וכיצד לפצות על כך תוך כדי שיפור התהליכים אינה החלטה פשוטה וחייבת להיעשות עם איש מקצוע שיידע לספק את הכלים הנכונים לביצוע התייעלות עסקית.
רמת הדרג הגבוה
בחברות גדולות יש נטייה לראות סוללה של דרגים גבוהים שלא בהכרח מעידה על טיב ניהול העסק. לעתים, עודף דרג בכיר מעיב על קבלת ההחלטות ומקשה על תפקוד החברה. אי לכך, לעתים נדרשת גם התייעלות עסקית גם במישור הזה, הכוללת צמצום הדרג הבכיר ברמה הגיונית וקבלת החלטות באופן שונה על מנת לשפר תהליכים ולהוביל את העסק קדימה חזרה.
יתרה מזאת, אם ההחלטות מתקבלות באופן לא מוסדר ועקבי ו/או מתוך לחץ וחשיבה של "כיבוי שרפות", זה הזמן להפוך את המנהג הלא יעיל הזה לנוהל קבוע ומעוגן.
תפוקה, מכירות ושירות
התייעלות עסקית מחייבת בקרה שוטפת אחר תפוקת בית העסק לפני, במהלך ולאחר ביצוע תהליך ההתייעלות. בקרה זאת תעזור להבין עד כמה התהליך עזר והאם יש עוד צעדים הכרחיים שטרם ננקטו. בנוסף לתפוקה, חובה לבצע בקרה על המכירות בפועל, כלומר, האם ועד כמה התהליך מסייע לחברה אכן לצמוח ולהביא לקוחות חדשים ו/או חוזרים על מנת לטפס למעלה שוב. הדיווח יכול להיעשות יומי, שבועי או חודשי בפורמט שייקבע במסגרת הגדרת הנהלים ותהליכי העבודה.
חובה לבצע בקרה גם מבחינת השירות במהלך ואחרי המכירה על מנת להבין את מידת שביעות רצונם של הלקוחות והיכן ניתן עוד לשפר, מעבר לעובדה שלקוח שמקבל שירות מעולה ימשיך לחזור וימליץ הלאה.
