ניהול משימות בעסק

ניהול משימות בעסק

האם גם אתם מוצאים את עצמכם בוהים ברשימת משימות אינסופית?
מדלגים ממשימה למשימה ובסוף היום חשים שלא הספקתם לבצע חצי ממה שרציתם?
האם ביומן שלכם שורר חוסר סדר, ומשימות הקשורות לבית מתערבבות עם משימות הקשורות לעבודה?
אם אתם מזדהים עם הנאמר, אתם ממש לא לבד.
ניהול משימות היא משימה מאתגרת ביותר, בפרט בעידן המודרני, בו אנו מוצפים בכמויות אדירות של מידע.
וואטסאפים, מיילים פרסומיים, שיחות טלפון וטרדות שונות מסיחים את דעתנו, ויש צורך בשיטה סדורה ולא מעט כשרון כדי לצלוח את המשימות בצורה סבירה.
אם גם אתם מרגישים לא פעם שההספק שלכם ממש לא מספק, והשלמת המשימות ממש לא מושלמת,
אני מזמינה אתכם להשען לאחור, ולהעזר בכלים שהכנתי לכם לניהול משימות בעסק, שיעשו לכם הרבה סדר בראש ובשולחן העבודה.

ניהול משימות בעסק

לפני הכל, מה ההבדל בין ניהול הזמן לניהול משימות

לפני שנתחיל עם כלים וטיפים לניהול משימות בפועל, חשוב לי להבהיר מה ההבדל לתפיסתי בין ניהול זמן לניהול משימות.
ניהול זמן– הוא למעשה קבלת החלטות אסטרטגיות: כמה ימים בשבוע אעבוד, מתי אקח חופש מעבודתי, איך אמנע מהסחות דעת בזמן העבודה וכן הלאה.
ניהול המשימות– הוא ממוקד יותר לרמת המיקרו, והוא כולל את ההחלטה של המשימות שעלינו לבצע, כיצד קובעים את התעדוף ואיזו משימה משבצים קודם.

טיפ מספר 1: מתחילים בקביעת סדר יום

אחת מאבני הדרך החשובות ביותר בניהול המשימות הוא קביעת סדר יום.
אני באופן אישי, הכי אפקטיבית בבוקר ולכן מעדיפה להתחיל לעבוד מיד לאחר קפה חזק, כמה שיותר מוקדם.
את המשימות שהן יותר טכניות, ומצריכות ממני פחות ריכוז, אני משאירה לאחרה”צ או לחלונות זמן שונים בין פגישות.
במהלך היום, חשוב לתכנן הפסקה ולא לרוץ “מרתון”.

אפשר לתזמן אותה לצהריים, או בתחילת יום העבודה, אחרי שכבר הספקתם משימה או שתיים.
למעט הפסקת הצהריים הקבועה, היום שלכם הוא יום עבודה. העקרון הזה הוא קדוש מבחינתכם, הבלוקים מוקדשים נטו לעבודה, ולא לבזבוז זמן בשיטוט בפייסבוק או בסרטונים ביוטיוב שנחשבים לזללני זמן שיטתיים.

טיפ מספר 2: ייצרו הצלחות

כשאנו מתכננים משימות בעסק, נרצה ליצור מצב בו נחווה הצלחה, כלומר נספיק לבצע את כל המשימות שתכננו לעשות ונרגיש טוב עם עצמנו.
לכן, כשאתם מתכננים את המשימות שלכם, מראש תכננו לכל יום מספר מצומצם של משימות בהתאם למשך הזמן הממוצע שלוקח לכם לסיים כל משימה.
את המשימות השונות רשמו במחברת או בפיצ’ר של גוגל Google keep או בכל דרך אחרת שנוחה לכם, כדי שלא תשכחו מה שתכננתם.

טיפ מספר 3: ניהול משימות לפי בלוקים

אני אוהבת לחלק את הימים שלי לבלוקים מסודרים, ואם אי אפשר לחלק את כל היום, אז לפחות להקצות שעות מסוימות ביום לפעילויות שונות.
למשל: שעות לכתיבת תכנים, שעות ליצירת משפך שיווקי, שעות לפגישות בזום עם לקוחות וכן הלאה.
כשאתם מחלקים את היום לבלוקים של משימות, אתם הרבה פחות מתעייפים מפני שהמשימות המגוונות לא מאפשרות לכם להשתעמם לרגע (:
כך אתם לא זונחים את סדרי העדיפויות ומתנהלים בצורה שרירותית, אלא עובדים בצורה יסודית ומהירה בלי להתעייף.

טיפ מספר 4: תכנון מראש ותעדוף

ניהול המשימות בעסק מתחיל בתוכנית העסקית, הכוללת מטרות, יעדים ומשימות.
התכנון מתחיל ברמה השנתית, ויורד לרזולוציות של תכנון ברמה השבועית והיומית.
בכל שלב אנו מתעדפים פרויקטים שאנו רוצים לקדם כמטרות חשובות לנו באותה תקופה, ובתוך המטרות אנו מתעדפים את המשימות.

מורן היא מנהלת עסק משגשג לכתיבת תכנים באינטרנט, ולה 3 עובדות מסורות ושפע של עבודה, תודה לא-ל.
מורן התייעצה עימי איך כדאי לה לחלק את המשימות בין העובדות.
המלצתי לה להעזר בטבלת אקסל ובה שם העובדת, המשימה, תאריך ההגשה, דד ליין ומחיר, כדי שהיא תוכל לקבל תמונה ברורה ושקופה על הספקי העובדות, ועל המשימות שנותר להן לבצע.

טיפ מספר 5 : לרשום הכל, כולל הכל – ניהול משימות בעסק

במהלך היום, בכל פעם שאני נזכרת במשימה, אני לא זונחת את כל סדר היום שלי כדי לבצע אותה, אלא אני פשוט רושמת אותה.
אם איני ליד מחשב, אני מקליטה לעצמי הודעה, שולחת מייל, או רושמת אותה לעצמי בין משימות ה-Google keep. העקרון החשוב ביותר הנוגע לנקודה זו היא לא להשאיר משימות פתוחות בראש.
בצורה כזו, לא רק שנשכח אותן אלא גם נעמיס על עצמנו מבחינה קוגניטיבית.

ומשהו אחרון קטן לסיום – אתם ממש לא חייבים להיות זמינים כל הזמן

אם אתם עובדים בחדר עבודה מסודר, אתם בוודאי מעריכים את הדלת, החוצצת בינכם לבין אנשים אחרים.
הדלת, מאפשרת לכם להסתגר ולהתמקד, כדי שאף אחד לא יפריע לכם להתרכז במשימות שלפניכם.
בדיוק באותה צורה, כשאתם עובדים על פרויקט או שקועים עמוק בתוך עבודה שדורשת מכם מחשבה וריכוז, זה הזמן להתנתק. לסגור את הוואטסאפ ואת לשונית המייל, ולא להיות זמינים לכולם בכל רגע שהם מחפשים אתכם.
חלון זמן של עבודה ממוקדת ללא הפרעות, יאפשר לכם להספיק בשעה או שעתיים פי כמה וכמה מאשר עבודה עם המון הסחות דעת.

לסיכום, בכתבה הנוכחית סקרתי כל מיני דרכים ועצות פרקטיות כדי להיות פרודוקטיביים ולנהל את הזמן והמשימות בצורה מוצלחת. יחד עם זאת, אני ממליצה מאוד להעזר גם בתוכנות ייעודיות לניהול משימות כמו פאוור לינק או מאנדיי הישראלית, שמקלות מאוד על רצף תהליכים וסדרי העבודה בעסק. אם גם אתם מעוניינים לבנות תכנית עסקית עם איש מקצוע ויועץ עסקי שיבנה לכם תכנית סדורה לניהול עובדים נכון וגיוס עובדים מדויק אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר ונחזור אליכם בקרוב.

בהצלחה מכל הלב, טל שלמון-צעידי.

מאמרים נוספים שיעניינו אתכם

שיתוף ב facebook
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
טל שלמון - צעידי
טל שלמון - צעידי

היי, שמי טל שלמון-צעידי יועצת עסקית ואני כאן כדי לענות על כל שאלה. אני מזמינה אתכם ליצור איתי קשר עוד היום ויחד ניקח את העסק למקום של צמיחה..!

צרו קשר כעת
מעוניינים בשיחת ייעוץ ראשונית? השאירו פרטים!
מה חדש אצלי באתר?
עקבו אחרי ברשתות החברתיות
Call Now Button
בואו נעבור לווטאספ
1
זקוקים לייעוץ?
היי, נעים מאוד שמי טל שלמון-צעידי ואני כאן לענות לך על כל שאלה.
במה אוכל לעזור?