שמעתי פעם מאדם חכם משפט מדהים:
"כל טיפש יכול לעבוד כמו חמור, שעות רבות ביממה.
החכמה היא לעבוד מעט ולהרוויח הרבה". 💪
זה היה לפני לא מעט שנים, אבל אני זוכרת את התקופה הזו כאילו היא היתה אתמול.
ניהלתי חברה משגשגת שהיתה בבעלותי, להפקות אירועים לילדים ,
עבודה ששעבדה אותי אליה 24/7.
ניהלתי צוותים, פיתחתי תכנים ומוצרים,
ובין לבין, כשהיתה לי שניה לנשום, גייסתי והכשרתי עובדים.
בת'כלס, עשיתי כל מה שצריך כדי שהעסק יצליח וישגשג.

עד כאן הכל נשמע כל כך טוב ויפה,
אבל העסק גבה ממני ומבני משפחתי מחיר יקר.
מסתבר שלנהל עסק תפעולי 24/7 מכניס הרבה לחץ ועצבים לחיים.
ואני, כיוון שלא ידעתי לעשות הפרדה ברורה בין עבודה למשפחה,
מצאתי את עצמי עובדת במשך כל שעות היממה, והפכתי לעבד,
בבעלותו של העסק שבבעלותי…

בשלב מסוים, החלטתי לעצור ולחשב מסלול מחדש.
במקום להיות פועלת שעובדת כנמלה בעסק,
רציתי להפוך למנהלת אמיתית שמצליחה גם לפנות זמן לדברים החשובים באמת בחיים – בית, משפחה ותחביבים.
איך עשיתי את זה? עברתי תהליך ארוך ומורכב,
לא אלאה אותך בפרטים, אבל בכל זאת אשתף אותך בטיפים החשובים, שיוכלו לעזור גם לך לעשות פחות בעסק שלך ולהרוויח הרבה יותר ממה שהרווחת עד עכשיו.

תכנון עבודה ברור – בניית שיטה ותיבנות תהליכי עבודה = "סיסטם"

כשהייתי ילדה הלכתי לסייר במפעל לשוקולד 🍫
עבורי זה היה חלום, להסתובב בין המכונות הריחניות, ולראות את מה שהנוזל החום החם עובר, מהשלב שבו הוא גולמי
עד לשלב בו הוא הופך לשוקולד הממכר הארוז בחבילות מרשרשות.
החוויה החיובית הותירה טעם טוב על שפתיי.

כשהתבגרתי וקראתי על פעילות עסקים וארגונים במפעלים כמו מפעל השוקולד, ליוו אותה שוב ושוב 2 מילים- שיטה ותיבנות.
כדי לשמור על בטיחות המזון, כדי שכל חפיסה תכיל תמיד את אותו המוצר, כדי ליצור תהליך עבודה יעיל שיעבור בצורה מדויקת ממכונה למכונה עד למרכול,
וכדי שכל המפעל על עשרות עובדיו ידע בכל רגע נתון מה צריך לעשות, צריך שיהיה שיטת עבודה ברורה ותיבנות תהליכי העבודה.
כל עסק, בכל סדר גודל חייב לעבוד כך.
(אנחנו ממש מקבלים את זה כמובן מאליו, אבל זה תהליך שלם).
ברור לנו –
שכל חפיסת שוקולד שנקנה תמיד חייבת להיות אותה התכולה.
שבכל גביע יוגורט שנרכוש נמצא תמיד אותו טעם,
שהשמפו האהוב שלנו יריח תמיד אותו הדבר.

ואם זה לא קרה? מותר לנו כמובן לכעוס ולהתלונן, נכון

אז בעצם, למה אנחנו לא נוהגות באותו אופן בעסק האישי שלנו?
למה המחיר שלנו משתנה לפי מצב הרוח ואופי הלקוח?
למה השירות שלנו משתנה לפי העונה? למה אין לנו נהלים מסודרים להכשרת עובדים?
ובכן, זה לא צריך להיות כך.
כל עסק צריך לבסס שיטת עבודה ברורה, הנקראת "סיסטם" ולעגן אותה בספר נהלים לעסק.

למה זה טוב? הנה כמה סיבות עיקריות:

✨ שיפור תהליכי מכירה בעסק – כשעובדים "מהבטן", על פי הרגש שלנו, הבטן יכולה להטעות אותנו וקשה מאוד ללמוד מטעויות.
כשעובדים "מהראש", גם הראש יכול להטעות אותנו, אבל קל ללמוד מטעויות. אפשר לקחת את השיטה שקבענו , לבחון את תבניות העבודה ולייעל אותן. 

✨חסכון בזמן של התלבטויות וטעויות- כשיש לך ספר נהלים מסודר, את יודעת בדיוק מי עושה מה בעסק. אילו שירותים את מספקת וכמה עולה כל שירות. כשהכל כתוב וידוע מראש, את חוסכת המון זמן על התלבטויות, טעויות והיסוסים.

כשעובדים עם "סיסטם" בתבניות עבודה מוגדרות וברורות, כל לקוח שמתעניין מקבל מענה מדויק, מיידי ועקבי לפנייה. 

כאשר הצעת המחיר יוצאת מיידית וכאשר יש תהליך מובנה ומדויק שעוברים עם כל לקוח, הסיכוי לסגירה גדל ואנו משקיעים בו פחות מאמצים.

✨העסק צומח מהר יותר- אם את חושבת ברצינות על הגדלת העסק, את חייבת "סיסטם" – שיטה- תבניות עבודה שיאפשרו לך להכשיר עובדים, לקדם אותם ולצ'פר אותם.
כך את למעשה יוצרת מערכת משומנת של אנשים שעובדים בעסק שלך בצורה יעילה ואיכותית.

✨כדי להגדיל רווחים באופן עקבי – ככל שהעסק שלך יעבוד עם שיטה סדורה, והכל יהיה מתובנת, כך העסק "יתקתק" בצורה טובה יותר, תדעי מראש מי עושה מה ובאיזה שלב, הדברים ישפיעו אוטומטית על הרווחים שלך.
כלומר, תעבדי פחות בעסק ותמכרי יותר 🙂

האצלת תפקידים לעובדים

"האצלת סמכויות" הוא מושג שרובנו שמענו אותו לא פעם ולא פעמיים ממנהלים ובעלי עסקים, אך לא אחת היישום שלו לוקה בחסר.
רבים מתקשים להאציל סמכויות בצורה איכותית המועילה לעסק,
ויתכן שגם את מוצאת את עצמך מתקשה "לשחרר".
לסמוך על העובדים במאה אחוז ולקבל את העובדה שלא תמיד הדברים יעשו "פרפקט",

נכון אף אחד לא יעשה את הדברים כמוך, אבל היי…ככל שיעשו יותר דברים במקומך ירכשו מיומנויות וישתפרו ואת תתפני לקדם דברים אחרים או פשוט תתפני לדברים אחרים החשובים לך בחיים מלבד העבודה בעסק.

זה קשה נורא נכון?

אבל, שימי לב- אם העסק שלך קטן, פירוש הדבר שרוב המשימות נופלות עליך.
כלומר, את חובשת את כל הכובעים, החל מניהול החשבונות והשיווק ועד לעיצוב ומכירות.
בעוד שגישת DIY מתאימה בעיקר לפעילויות שאת עושה עם הילדים,
בעסק שלך לא בטוח שזה פתרון כל כך מוצלח.
לאורך זמן, הדבר עשוי להוביל לקריסה שלך, ולבלימת הצמיחה כולה.

אמרה לי לקוחה, שהיא בעלת עסק לכתיבת תוכן:
אני יכולה להשתמש בפוטושופ, אז מה הבעיה שגם אעצב את הפוסטים ללקוחות שלי?
רגע. אמרתי לה.
העובדה שאת יכולה להשתמש בפוטושופ, לא אומרת שאת מעצבת מקצועית, או שאת חייבת להכין את כל העיצובים של הלקוחות בעצמך.
יש כלל ברזל בידי – אינך יכולה לעשות הכל בעצמך, ולהמשיך לצמוח. 

בואי נזכר לרגע במטרה של גיוס העובדים.
המטרה היתה להפחית את הלחץ שיש עליך ולהעביר אותך תהליך שבסופו של דבר הופך אותך להיות מנהלת של העסק, במקום פועלת בעסק.
מנהלת היא לא "פועלת" אלא היא זו שקובעת אסטרטגיה ועסוקה בלפתח, לקדם ולהגדיל את הרווחים בעסק

ואם זה לא שכנע אותך, הנה עוד דוגמא שמצדיקה את האצלת הסמכויות:

יש לנו ביממה 24 שעות בלבד.
זה נתון עובדתי, שאפילו אם נתרגז מאוד לא נוכל לשנות אותו.
הדרך היחידה בכל זאת להגדיל את הזמן שלנו היא ע"י הוספה של ידיים עובדות.
למשל, אם גייסנו עובד נוסף, עכשיו כביכול יש לנו שני ימי עבודה ביום אחד ❗

הוספת ידיים עובדות משמעותה יותר פרויקטים, יותר לקוחות, יותר מכירות וכמובן יותר כסף.

איך האצלת סמכויות מאפשרת לי להרוויח יותר?

בואי ניקח דוגמא מעסק ממוצע כדי שתוכלי להבין:

נניח שהכנסות חודש מרץ עמדו על 20,000 ₪ ועבדת לשם כך 200 שעות חודשיות. יוצא שהרווחת כ-100 ₪ לשעה.
אם תאצילי סמכויות העסק שלך יכניס 200 ₪ לשעה, מתוכם תשלמי לעובד 40 ₪ ותשארי עם 160 ₪ לשעה.

האצלת סמכויות יכולה לחסוך לך הרבה מאוד כסף, שכן העובד עושה בעבורך עוד עבודה ולוקח עליה רק חלק מהתשלום.
בזמן שהעובד עושה את העבודה, את פנויה יותר לעשות "פעולות גדילה"- לשווק את העסק, למכור יותר ולהכין תוכניות פעולה לגדילה עתידית.

איך מאצילים נכון סמכויות? הנה כמה כללי זהב:

✔ ערכי רשימה של כל המטלות שלך, ובחרי מה מהן ניתן להאציל.
למשל: רועי יהיה אחראי על כתיבת התכנים, שירה על עיצוב הפוסטים, ואת כבעלת עסק לשיווק דיגיטלי תהיי אחראית על אסטרטגיית השיווק ויצירת פלטפורמות להבאת לקוחות חדשים.

✔ בחרי את האדם הנכון מבין העובדים ובחני איזו מטלה הוא יכול לבצע לפי הכישורים והיכולות האישיות שלו.

✔ הכשירי את העובד/ת בהתאם למטלות עם המון סבלנות והבנה לכך שמדובר בתהליך שלוקח זמן.

✔ ערכי בקרה רציפה על ביצועי העובד כאשר הוא מבצע את המטלה, ורשמי נקודות לשימור ולשיפור, תיקונים/הצעות לשיפור.
אט אט כמות השינויים וההערות תפחת כאשר את תקבלי בטחון כי העובד יכול לבצע את המטלה לבדו ללא עזרה.

ונחשי מה תהיה התוצאה הסופית מהתהליך כזה?
ככל שאת לומדת יותר לשחרר ולהאציל סמכויות.

את מצליחה לסמוך על העובדים

כתוצאה מכך הם מנסים להוכיח לך שהם טובים ויכולים

העובדים מבצעים עבודה איכותית ויעילה

את מפנה לעצמך זמן יקר למה שחשוב באמת!

נהנית? למדת? מוזמנת לשתף את הכתבה ברשתות החברתיות, ולקרוא בבלוג שלי עוד שלל תכנים שיעשירו ויעצימו אותך כבעלת עסק.