כל עסק פעיל ומצליח מבוסס על הכנסות ורווחים ורצוי כמה שיותר מכל אחד מהסעיפים הללו. יחד עם זאת, כבכל תחום בחיים, אין חיוב בלי שלילה, כלומר, לצד ההכנסות קיימות גם הוצאות ובדרך כלל הם אינן מועטות. על מנת לאמוד את ההוצאות של העסק מול הכנסותיו יש צורך בבניית דו"ח תזרים מזומנים המראה את המצב בזמן אמת ככל הניתן ועד טווח של שלושה חודשים ולעתים רחוקות גם חצי שנה. תכנון תזרים מזומנים שכזה ממלא אחר כמה מטרות חיוניות לכל עסק:
להיות עם היד על הדופק
תכנון תזרים מזומנים מאפשר להיות מעודכנים בזמן אמת ככל הניתן אודות מצבו הפיננסי הנזיל של העסק, כלומר, כמה כסף יש לעסק בפועל ולא רק ברמה הווירטואלית ו/או התיאורטית. למה זה חשוב? כי מאוד קל להישאב לשאננות כאשר העסק עובד טוב ולחשוב שמצב המכירות משקף את מצב המזומנים בפועל. הדבר נכון בעיקר כאשר מדובר בעסק קטן בו מאוד קל לחשוב שההוצאות קטנות אל מול ההכנסות ולטעות במחשבה שהמצב תמיד יציב. במידה ולא נמצאים עם היד על הדופק המדרון עלול להיות מאוד תלול ועד שבעל העסק מגלה שהוא מתדרדר במדרון זה יכול להיות מאוחר מדי מכדי להציל את העסק מפשיטת רגל ו/או צמום וסגירה.
דיווח לרשויות
על פי חוקי מדינת ישראל כל עסק חייב בדיווח לרשויות על הכנסותיו, הוצאותיו, מאזן הכספים שלו, רווחיו והפסדיו. יתרה מזאת, חברות ציבוריות אשר להן מניות נסחרות בידי הציבור מחויבות בדיווח פומבי של הדוחות הכספיים ושל צפי הרווחים העתידי, על בסיס נתוני הדיווח. ניהול תזרים מזומנים שוטף מאפשר עריכת הדוחות הללו באופן רגוע ומדויק ככל הניתן, כשכל שצריך הוא איסוף הנתונים מהדוחות האחרונים לכדי דו"ח מסכם בר דיווח לרשויות.
תכנון תזרים מזומנים מאפשר תכנון צעדים קדימה
כאשר יודעים בדיוק כמה כסף העסק מגלגל ברמה השוטפת וכמה רווח נשאר לו בסופו של דבר, ניתן להיערך לצעדים קדימה באופן יותר מעשי וחכם. הערכות שכזאת כוללת בין השאר גיוס עובדים חדשים, התרחבות העסק, רכישות נוספות, השקעה באפיקים שונים כמו פרסום או כמו תחומים נוספים, פריסת סניפים נוספים ועוד. תכנון שכזה יכול להיות גם לכיוון השני, במידה וההוצאות גדולות מההכנסות. הכוונה היא להצטמצמות העסק, התייעלות כלכלית במחלקות שונות ו/או בתהליכים שונים, פיטורי עובדים, מעבר למקום קטן יותר למען חסכון בהוצאות המיקום ועוד.
תחזיות עתידיות
תכנון תזרים מזומנים מאפשר ראייה קדימה גם בכל הקשור להכנסות ורווחים עתידיים. כלומר, בהתקיים מצב נתון שבו יש מספר מסוים של הכנסות נזילות, קיים גם רישום או מעקב אחר ההכנסות העתידיות לבוא לאחר תקופת עריכת הדוח וכן גם הוצאות. אם מתבססים על נתוני הדו"ח ומתייחסים להוצאות הקבועות ולהכנסות הקבועות, ניתן גם לקבל תמונה עתידית של התזרים לאורך הזמן בהנחה שהמספרים נשארים אותם המספרים. באשר לנתונים שאינם נמצאים בפועל אלא רק תיאורטית (הכנסות והוצאות דחויות, נכסים למימוש ועוד), ניתן לקבל אומדן כלשהו וצפי רווח לתקופה הבאה שאחרי הפקת תזרים המזומנים הנוכחי. כך יוצא שתכנון תזרים מזומנים הופך את ניהול העסק ליעיל יותר מבחינה כלכלית הן לטווח הקצר והן לטווח הארוך.
