כתיבת ספר נהלים משמשת כדרך להשגת מטרותיה במובן מסוים וזאת משום שאף חברה או ארגון לא יכולים להתנהל לאורך זמן ללא הנחיות ברורות והתוויית הדרך לכל אורכה. משמעות הדבר היא בעיקר סדר בדברים והתנהלות יעילה של החברה החל מיומה הראשון. באופן זה החברה תתנהל באופן נכון ומסודר על פי כללים שנקבעו מבעוד מועד ולא באופן של כיבוי שרפות.
ספר נהלים בחברה מאפשר מיפוי של תהליכים באופן יעיל ונכון ובדך זו לבצע התייעלות בניהול, בצוות ובתהליכים עצמם לאורך הזמן, בכפוף לגורמים נוספים. אך מעבר להיותו מדריך עבודה ו/או תקנון מסוים, לספר נהלים יתרונות ארגוניים נוספים ואלה הם.
חלוקת תפקידים מסודרת
קיומו של ספר נהלים בחברה מאפשר חלוקת ההיררכיה בחברה באופן ברור, כך שניתן לזהות מיידית מי הדרג הניהולי, מה תפקידו בכוח, מה תחומי סמכויותיו, על מי הוא כפוף ולמי הוא כפוף וכך גם לגבי שאר דרגי התפקידים בחברה. באופן זה, כל עובד בחברה יודע את תפקידו, תחומי אחריותו, משימותיו ומה קורה במקרים חריגים. מיפוי תפקידים שכזה לא רק יוצר סדר בחברה אלא גם יוצר סביבה רגועה לעבוד מה משום שכל אדם יודע את מקומו באופן מדויק. הנושא הופך משמעותי עוד יותר כאשר קיימת תחלופת עובדים, לרבות תחלופה המתרחשת בדרג הניהולי. או אז הדרג הניהולי החדש לומד הן את תחומי אחריותו והן את תחומי אחריותם של הכפופים לו.
אמצעי בקרה
כל ספר נהלים בחברה כולל גם את אמצעי הבקרה בחברה בכל תחום רלוונטי לה. החל מבקרה על תהליכי העבודה עצמם, מי הוא זה שמפקח על מה ואיזה מענה ניתן לכל מקרה של תקלה בתהליך, דרך אמצעי בקרה על התנהגות נאותה בחברה (קודי לבוש, התנהגות כלפי לקוחות וכו') וכלה במקרים חריגים שאינם קשורים בתהליכי העבודה בפועל כמו לדוגמא הטרדות מיניות, ירידה למקלטים וכו'.
ספר נהלים בחברה מגדיר את תהליכי העבודה
בין אם מדובר בחברה יצרנית ובין אם לא, קיומו של ספר נהלים בחברה מאפשר הגדרה מדויקת של תהליכים בה, פירוק כל חלק בתהליכי העבודה לגורמים הרלוונטיים לו ובניית שרשרת הפעולות הנדרשות עבור כל תהליך באופן מסודר. הדבר לא רק מקל על עובדים קיימים אשר מדי פעם זקוקים לריענון והדרכה בכדי לייעל תהליכים קיימים, אלא גם עבור הדרכת עובדים חדשים הנכנסים לחברה לאורך הזמן. יחד עם זאת, מדי פעם יש לנתח את תוצאות הביצוע לאור הנהלים הקיימים מדי תקופה ולרענן את הנהלים על סמך התוצאות בפועל.
צמצום חיכוכים על בסיס ציות
קיום ספר נהלים בחברה מגדיר כאמור באופן מדויק מי עושה מה, מתי ומדוע וע"י כך מצמצם את האפשרויות לעימותים על בסיס הגדרות תפקיד ואי ציות להוראות הדרג הניהולי. צמצום האפשרות לחלוק על הוראות וקבלת ההיררכית כפי שהיא מוגדרת בספר הנהלים (בהנחה כמובן שאף דרג לא מנצל את מעמדו לרעה), מתעלת את האנרגיה לעשייה וליצירת תפוקה מירבית של עבודה ללא בזבוז משאבים על מאבקי כוחות ויחסים בינאישיים קלוקלים בחברה. זה לא רק מועיל לחברה ומאפשר לה להשיג את מטרותיה מבלי להתחשב ברעשי רקע, זה גם מועיל ליחסים הבינאישיים בחברה משום שהכל מוגדר וידוע מראש.
