אחד המאפיינים של העת האחרונה הוא ניצול לא יעיל של המשאב היקר לנו מכל, הרי הוא משאב הזמן. כי כשיש רק 24 שעות לנצל ושליש מהם אמור להיות מוקצה לשינה על מנת לתפקד כראוי, צריך למצוא את הנוסחה הנכונה כיצד לנצל את 16 השעות הנותרות באופן המיטבי להשגת תוצאות יעילות.
אז איך ניתן לארגן 16 שעות פרודוקטיביות ביום מבלי לזנוח אף משימה? להלן מספר כלים מעשיים:
תכנון נכון
כמו כל דבר שניגשים אליו בלחץ, גם ניהול זמן מתוך לחץ מוביל לתוצאה הפחות רצויה שהיא מעט מאוד משימות שבוצעו באופן יעיל במעט מדי זמן. לכן, קודם כל מומלץ לגשת למלאכת חלוקת הזמן באופן שכלתני ולא אמוציונלי. קחו את מכלול המשימות שלכם ביום נתון, רשמו אותם על גבי יומן או דף ולו על מנת לעשות בהם סדר וגם במחשבות. פריסת המשימות על גבי נייר משיגה שליטה כלשהי וזה כשלעצמו כבר מרגיע יותר.
בשלב הבא, ממפים את המשימות על פי תיעדוף. נכון, הכל דחוף ועדיין יש יותר דחופות ויש פחות דחופות, כי מה לעשות, אם המשימות הדחופות ייקחו יותר זמן, את הדחופות פחות ניתן יהיה לדחות ליום המחרת.
בשלב השלישי, מקציבים פרק זמן ממוצע משוערך לכל משימה, כאשר הדחופות יותר יקבלו, מן הסתם, יותר זמן. עכשיו שהמחשבות שקטו והכל מסודר כבר אפשר להתחיל את היום. שלא תטעו, תהליך התכנון דורש מכם בסך הכל את עשר דקות ראשונות של הבוקר, עשר הדקות האלה יחסכו לכם הרבה זמן שעשוי להיות מנוצל באופן לא יעיל ויגרמו לכם לדחות כמה שפחות משימות.
באופן זה, תוכלו גם למדוד את הישגיכם מבחינת ניהול הזמן ולייעל את השיטה בהתאם. כמו לדוגמא: הקצת יותר זמן למשימה מסוימת ששמתם לב שלאורך זמן היא גוזלת מכם יותר זמן מהמתוכנן, הפחתת משימות פחות דחופות וחלוקה נכונה יותר של משימות, כמו גם האצלת סמכויות עבור משימות שאתם יודעים שאחרים גם יכולים לבצע, אולי פחות לשביעות רצונכם מאשר אם אתם הייתם מבצעים, אבל יכולים.
זמן פציעות
המונח הזה אולי לקוח מתחום הספורט אך מתייחס למעשה לכל מה שיכול להשתבש בדרך, משום שכמו שחוקי מרפי טוענים, אם יש משהו שיכול להשתבש – הוא ישתבש ולכך יש להיערך מראש. אז נכון, אי אפשר להיערך במלוא מובן המילה לשיבוש כי לא ניתן לצפות אף שיבוש, אך חד עם זאת, ניתן לתכנן את הזמן באופן כזה, המאפשר גמישות גם אם משהו משתבש תוך כדי סדר היום שתוכנן. היערכות שכזאת יכולה להעניק סוג של שליטה במצב ושליטה במצב, גם אם אינו לגמרי צפוי, מעניק סוג מסוים של רוגע וכשרגועים, כאמור, קל יותר להתגמש ולבצע את המשימות, למרות השיבור, באופן יעיל ונכון.
אם לא נערכים כלל למקרה של שיבושים, יהיו אשר יהיו ולא נותנים מרווח בטחון לגמישות, כל שיבוש ולו הקטן ביותר, יכניס למתחים מיותרים, יהפוך את סדר היום על פיו ויגרום לכל לוח הזמנים שלכם לקרוס כמו מגדל קלפים, מה שבהכרח יגרור נזקי משנה לימים שאחרי ואולי אף לשבועות שאחרי.
השאירו זמן לעצמכם
עם כל הכבוד ללוח זמנים צפוף, זכרו כי מי שמנהל אותו זה אתם ואם לא תשאירו מעט זמן לעצמכם, לא תוכלו להיות יעילים בעבודתכם ולו משום העובדה שתרגישו שחוקים ועייפים. הרשו לעצמכם לנקות את הראש, להיות עם הילדים, לעשות קצת כושר, ליהנות מהיום יום גם אם זה אומר להיזרק על הספה וליהנות מסדרה שאתם אוהבים משום שהפעולות הללו, שאולי עשויות להיתפס כבזבוז זמן מוחלט, הן אלה שמאפשרות לכם את ניהול הזמן הנכון והיעיל. על כן, דעו להקצות לעצמכם מעט זמן ולהפריד בין האני העובד לאני הנהנה ולו על מנת לנשום קצת אווירף להירגע ולגשת למשימות היום שלמחרת בראש נקי ורגועים.
