רובנו עובדים ועובדים ללא הרף בעסק, אבל לא באמת יודעים כמה אנחנו מרוויחים בסוף החודש.
הבעיה העיקרית היא שנדמה לנו שאנו מרוויחים יותר ממה שאנו מרוויחים באמת, כי איננו לוקחים בחשבון את כל ההוצאות.
אז איך נוכל לחשב כמה אנו באמת מרוויחים בעסק? ואיך מנהלים את ההוצאות בצורה נכונה?
ריכזתי מדריך מקיף עם תשובות לכל השאלות החשובות על ניהול הוצאות.
לפני הכל, למה הקמתם את העסק שלכם
לא סתם בחרתי לפתוח בשאלה הזו, יש לכך מטרה.
אתם לא מנהלים עמותה שלא למטרת רווח, או עסק חובבני.
העסק שלכם הוא עסק רציני, וככזה המטרה העיקרית שלכם היא להרוויח.
לכן, הכרחי שתכירו את ההוצאות וההכנסות שלכם כדי שתוודאו שהעסק אכן מגשים את ייעודו, וגם כדי שתוכלו לתכנן קדימה ולהציב מטרות ויעדים לצמיחה.
איך מנהלים הוצאות והכנסות? אין כאן קסם או טריק מיוחד, צריך לנהל מעקב מסודר, בטבלת אקסל או בכל פלטפורמה אחרת שנוחה לכם, כדי לדעת בדיוק כמה אתם מוציאים וכמה מכניסים בכל חודש, פשוט לקבל מספרים מדויקים.
למה כל כך קשה לעקוב אחרי ההוצאות
לא תמיד קל כל כך לחשב את ההוצאות של העסק מכמה סיבות:
ניהול הפעילות העסקית בחשבון הבנק הביתי
רבים מבעלי העסקים שאני עובדת איתם מנהלים את כספי הבית והעסק יחד, וכך נוצר בלאגן שמקשה מאוד להחזיק ראש. הפתרון- קל ופשוט. אם הפרדתם את חשבון הבנק הביתי מהפעילות העסקית כבר עשיתם חצי מהעבודה ואפשרתם לעצמכם לראות את ההכנסות וההוצאות בצורה הרבה יותר ברורה.
תשלומי מיסים
חלק מהכספים שאתם מוציאים בכלל שייכים למס הכנסה ולביטוח לאומי, ואם אתם עוסקים מורשים גם למע"מ.
אם לא מחשבים זאת מראש, מדובר בכסף שנדמה לכם שהוא שייך לעסק, ואתם יכולים להשתמש בו, והאמת היא שזה כסף שאתם צריכים לשמור בצד עבור רשויות המס.
חוסר נכונות להסתכל על המספרים בעיניים
אחת הסיבות העיקריות שמקשות עלינו לחשב את הוצאות העסק, בין אם נרצה להודות בכך ובין אם לא, היא היכולת להסתכל על המספרים בעיניים. לדעת שאולי העסק שלנו לא מרוויח בדיוק כפי שהיינו רוצים, ולהתמודד עם המצב כמות שהוא.
בהתמודדות זו אני מבינה אתכם מאוד, ורוצה לעודד אתכם (:
כשמסתכלים על המספרים באופן שוטף ושיטתי, זה נעשה הרבה יותר קל, מעניין ובעיקר- מרגיע.
ניהול הוצאות – אילו סוגי הוצאות קיימים בעסק
כדי להבין בדיוק מי נגד מי, יש לבצע רישום מדויק של הכנסות והוצאות, שיאפשר לנו לעקוב באופן שיטתי אחר הפעילות הפיננסית ולהבין כמה הכנסנו וכמה הוצאנו.
יש כמה סוגי הוצאות בעסק, ניתן לקטלג אותן לפי שני סוגים עיקריים:
הוצאות קבועות- מדובר בהוצאות שיש לכם מדי חודש, כל חודש אותו סכום קבוע, ללא קשר לכמות העבודה וההכנסה.
אלו יכולות להיות הוצאות ארנונה, תקשורת, תוכנות מסוימות, משכורות לעובדים ועוד.
משום שההוצאות הללו הן קבועות, קל מאוד לעקוב אחריהן ולהבין מה המשמעות הפיננסית שלהן על תזרים המזומנים.
הוצאות משתנות- הוצאות מסוג זה כשמן כן הן, משתנות מחודש לחודש, והן יכולות לכלול הוצאות מגוונות, החל מרכישת ציוד חד פעמי כמו מחשב, ועד חומרי גלם שאתם רוכשים באופן קבוע כדי לייצר את מוצרי הדגל שלכם.
לעיתים הוצאות אלו הן חד פעמיות, ולעיתים הן מתחדשות כל חודש, מה שחשוב עבורנו הוא שהן לא קבועות, לעיתים נמוכות ולעיתים גבוהות, מה שמקשה עלינו לעקוב אחריהן בצורה מסודרת.
כמה טיפים ששווים זהב לניהול הוצאות בעסק
הכלי החשוב ביותר – מעקב
עם יד על הלב, האם אתם יודעים מה היו ההכנסות וההוצאות שלכם בשנה החולפת?
רוב בעלי העסקים שאני מכירה לא מצליחים לענות על השאלה הזו כמובן שניהול עסק שכזה הוא לא תיקני.
האם אתם מנהלים מעקב אחר ההוצאות וההכנסות או פשוט דוחפים חשבוניות למייל של רואה החשבון?
רבים טועים ומביטים בעיקר על סיכום ההכנסות וההוצאות בעסק, ועל סמך המספר הזה מבצעים החלטות. באופן כזה, קל להגיע למצב של עסק שמפסיד כספים רבים מדי חודש.
לפני שאתם רצים לחשוב איך להגדיל את הכנסות העסק, אני מציעה: בדקו באופן יסודי את ההוצאות, נסו לצמצם בהוצאות מיותרות או לא חיונית, ובעיקר- אפשרו לעצמכם לראות את כל התמונה בצורה שקופה בטבלת מעקב.
במערכת חשבונית ירוקה למשל, אפשר לנהל מעקב מסודר גם אחרי ההוצאות של העסק. כל חשבונית שאני מקבלת, מוזנת מיד למערכת וכך יש לי תמונה ברורה על מצב ההכנסות מול ההוצאות.
המנעו מראש מהוצאות בלתי צפויות
תזרים העסק הוא גלגל השיניים שמניע את העסק.
אם העסק לא עובד טוב, הבור בחשבון הבנק הולך וגדל והעסק צובר חובות שמקשים עליו לתפקד בהמשך.
לפעמים נדמה שיש הרבה כסף בחשבון העסק, ולפתע מגיעות הוצאות בלתי צפויות כמו חוב למס הכנסה, צ'ק לספק שפתאום יורד ושוב המינוס גדל.
עסק שעובד בצורה נכונה משתדל לא לצבור חובות – לא אצל ספקים ולא ברשויות המס.
הוא מעדיף לשלם מראש ולא להיות חייב. בסוף כל חודש, בעל עסק חכם סוגר את כל החשבונות הפתוחים אצל הספקים.
בנוסף, יש לגייס סכום קטן גם עבור הוצאות בלתי צפויות, שעלולות להגיע (לא עלינו) כמו: תביעה של לקוח, תיקון ציוד במשרד ועוד.
חפשו איך לחסוך מול ספקים כחלק מהליך ניהול הוצאות
חלק מניהול נכון של ההוצאות, הוא בירור האם אתם מקבלים את הצעת המחיר הטובה ביותר? אולי ניתן לרכוש ציוד וחומרים במקומות זולים יותר? אולי ניתן להעסיק עובדים במחירים משתלמים יותר?
תתפלאו, אבל בדרך כלל ניתן למצוא את אותם שירותים או מוצרים במקום אחר יותר בזול.
בעל עסק חכם יבדוק מדי פעם את המחירים, ולא יתקבע על מקום אחד או ספק אחד.
עוד טיפ שאתן לכם מכל הלב הוא לסכם מראש את המחירים מול הספקים, וכך אין מצב שתהיו מופתעים מהמחירים שאתם מקבלים מהם בסוף החודש.
אז כמה העסק שלכם באמת מרוויח בסוף החודש? אם אתם לא בטוחים ורוצים לקבל תמונת מצב מלאה ומדויקת אני מזמינה אתכם לפנות אליי לייעוץ עסקי אישי ויחד נבנה תוכנית עבודה עם אסטרטגיה שיווקית ובניית מערך נכון עם שיטות ניהול שיעשו פלאים לעסק שלכם.
יחד, נסתכל למספרים בעיניים בלי פחד, ונלמד כיצד לנהל נכון יותר את ההוצאות וההכנסות, כך שגם תחסכו כאב ראש ועוגמת נפש וגם תאזנו את שורת הרווח שלכם.
